Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osób zatrudnionych w jego firmie. Niestety, nie polega to jedynie na przechowywaniu dokumentów w szafce. Przepisy jasno określają, jak ma wyglądać ten proces oraz przez jaki czas należy to robić. Ich nieprzestrzeganie grozi odpowiedzialnością prawną. Jak zgodnie z prawem prowadzić pracownicze akta osobowe? O tym opowie Ci nasza obsługa kadrowa.
Od tego roku pracodawcy zobligowani zostali do zapoznania się z nowymi przepisami, dotyczącymi przechowywania akt osobowych. Do tej pory dokumentację dzielono na 3 części – A, B, C. Obecnie do dotychczasowego podziału dochodzi kolejna – D. Poniżej opiszemy Ci, co powinna zawierać każda z nich.
Część A – tutaj powinny znajdować się wszelkie dokumenty Twojego pracownika, związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Przykładowo może być to skierowanie na badania lekarskie, orzeczenia lekarskie dotyczące badań.
Część B – w tej części powinieneś umieścić dokumentację powstałą w przebiegu zatrudnienia oraz dotyczącą nawiązywania stosunku pracy. Zaliczają się do niej, np. oświadczenia dotyczące danych osobowych pracownika, umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji oraz wiele innych.
Część C – tutaj gromadzi się dokumentację dotyczącą ustania stosunku pracy osoby dotychczasowo pracującej w Twojej firmie. Jest to, m.in. oświadczenie o rozwiązaniu umowy czy świadectwo pracy.
Część D – obejmuje dokumenty związane z ponoszeniem przez zatrudnioną osobę odpowiedzialności porządkowej czy odpowiedzialności określonych w innych przepisach.
Jednak przechowywanie dokumentów w teczkach nie jest jedynym rozwiązaniem. Obecnie, wraz z rozwojem technologii, przepisy dopuszczają prowadzenie akt osobowych pracowników w wersji elektronicznej. Jest to wygodne i ekologiczne rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorstw. W jego wdrożeniu pomoże Ci obsługa kadrowa, która zabezpieczy akta przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Pamiętaj jednak, że w chwili, gdy nie zastosujesz się do obowiązujących przepisów – będą czekać Cię konsekwencje prawne.
Nieprzestrzeganie przepisów regulujących zasady prowadzenia firmy, podobnie jak innych, skutkuje odpowiedzialnością prawną. W przypadku nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej – rozpatrywane jest to jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, które niesie za sobą poważne konsekwencje. Pracodawca może zostać obarczony karą grzywny (wymierzoną przez sąd na wniosek inspektora pracy) lub mandatem wystawionym przez Inspekcję Pracy.
Prowadzenie firmy to duża odpowiedzialność, która wymaga skupienia i uwagi. Najczęściej to na właścicielach ciąży największy wymiar obowiązków. Warto pomyśleć o przekazaniu części z nich profesjonalnym doradcom, którzy dołożą wszelkich starań do tego, aby firma stale się rozwijała. Nasze biuro rachunkowe może pomóc Ci nie tylko w kwestii takiej jak obsługa kadrowa, ale również w księgowości. Udzielamy także rad z zakresu doradztwa finansowego i podatkowego. Skontaktuj się z nami, a my przedstawimy Ci ofertę przeznaczoną dla Twojego biznesu.